A l’ère de l’open space et de la réduction des bureaux fermés, de plus en plus d’entreprises font un pas supplémentaire et suppriment les places de travail attribuées. Découvrez tous les avantages du desk sharing !
Laisser aux collaborateurs la possibilité de choisir quotidiennement où ils souhaitent travailler en fonction des tâches et projets à effectuer : c’est l’une des grandes tendances du monde du travail. En effet, avec le desk sharing, on procède à une réduction de la surface de travail individuelle au profit d’une augmentation des espaces partagés. Pour les puristes du desk sharing on va jusqu’à installer moins de bureaux que de collaborateurs. Ce ne sont pas uniquement les zones attitrées qui disparaissent, ce sont tous les espaces qui sont repensés. Le gain de place est utilisé pour agrandir les espaces partagés permettant ainsi de créer des lieux collaboratifs et d’échanges informels, mais aussi des endroits calmes, reposants et de retrait pour passer des appels téléphoniques par exemple.
Une tendance qui répond à un réel besoin
Le desk sharing est une tendance qui se répand de plus en plus, car la mobilité des collaborateurs grandit chaque année : télétravail, séances, conférences call, fonctionnement en mode projet, rendez-vous client… Les travailleurs sont de moins en moins au bureau.
En effet, une étude démontre que 30% à 40% des espaces de travail attribués sont peu ou carrément pas occupés. Avec les coûts très élevés des locaux au m2, les entreprises souhaitent rationnaliser au maximum l’occupation de leurs espaces.
La digitalisation des documents joue aussi un grand rôle dans cette tendance, car l’espace nécessaire pour ses propres affaires se réduit de jour en jour. Fini les piles de dossiers qui s’entassent sur les bureaux. Place à des espaces rangés et épurés.
Le principal défi de la mise en place du desk sharing est de bien évaluer le nombre de poste à conserver et ceci dépend de chaque entreprise, des métiers et des différentes équipes. Il est primordial de procéder à une analyse fine des habitudes de travail de chacun. Chaque concept est unique et correspond aux besoins individuels. En règle générale, la première étape est de commencer par réduire les espaces personnels tout en augmentant les espaces partagés mais sans forcément supprimer des places. Le matériel informatique doit, par exemple, aussi être adapté afin de favoriser la parfaite mobilité des travailleurs.
Voici la recette d’un bon aménagement en desk sharing :
- Places de travail électrique assis/debout non attribuées
- Casiers personnels pour chaque collaborateur à l’entrée de l’open space pour ranger ses propres affaires en début ou fin de journée
- Salles de conférences de différentes tailles
- Espaces lounges et de discussions
- Tables hautes pour discussions informelles et projets
- Cabines téléphoniques pour passer des appels en toute discrétion sans déranger les collègues
- Optimisation de l’acoustique : les discussions informelles c’est bien, ça ne doit pas se faire au détriment de ceux qui doivent rester concentrés
